Тайм-менеджмент: управление временем

Тайм-менеджмент становится все более и более популярным инструментом организации своего личного, рабочего и корпоративного времени. Он включается в себя ряд техник и инструментов, позволяющих заставить неосязаемый ресурс времени работать на себя и достигать вполне конкретных результатов. Грамотная настройка ТМ-системы значительно упрощает рабочий процесс и делает его эффективнее, к тому же высвобождается значительный ресурс времени, который раньше тратился неорганизованно, а следовательно неэффективно.

Необходимость освоить основы тайм-менеджмента очевидна для всех людей, работающих с большими объемами информации и взаимодействующих с большим количеством людей. Безусловно, к такой категории людей относятся бухгалтеры, через которых идет постоянный поток информации и которые не могут позволить себе ошибиться в море бумаг и цифр. Следует сразу сказать, что тайм-менеджмент имеет мало общего с определением «искусство все успевать», «делать больше дел за наименьшее количество времени». Наши ежедневные дела, как правило, бесконечны, и то, что мы не успеваем сделать сегодня, переносится на завтра. Поэтому тайм-менджмент учит прежде всего тратить время на главное, на приоритетное, учит эффективно организовывать свое время в соответствии с вашими целями.

Планируем рабочий день.

По статистике примерно 95% людей живут в режиме одного дня, не задумываясь о том, к чему и куда ведет их деятельность. Повседневная «текучка» поглощает настолько, что думать о перспективе совсем нет сил, желания и времени. Поэтому просто необходимо организовать свой рабочий день и процесс таким образом, чтобы работа оставляла силы на отдых, личные интересы и другие вещи. В тайм-менеджменте есть ряд проверенных техник, которые позволяют сделать это без особых усилий и которые дают ощутимый результат при минимальных вложениях.

Первое, с чего нужно начать, это разбить все ежедневные задачи на категории. Таких категорий существует три: «жесткие» задачи, «гибкие» и «бюджетируемые». «Жесткие» задачи имеют конкретную, жесткую, привязку ко времени. К таким типам задач могут относиться встречи, совещания, корпоративные сессии, разного рода занятия, обеды и так далее. В планировщиках обычно рядом с таким типом задач мы ставим время. Например, 10.30 – совещание у начальника, 13.00 – обед, 14.40 – звонок клиенту (он попросил позвонить в это время), 19.20 – футбол по второй программе.

«Гибкие» же задачи не имеют такой жесткой привязки ко времени, их можно выполнить в любое удобное для вас время. Но это совершенно не значит, что они не имеют срока исполнения или что они не важны. Такого рода задачи практически всегда имеют срок исполнения и ту или иную степень важности. Например, начальник дал вам указание предоставить отчет за прошедшую неделю к обеду во вторник. Задача не имеет жесткой временной привязки в том плане, что выполнять вы ее можете и в понедельник утром, и в понедельник вечером, и ночью, и хоть во вторник за завтраком. Большинство наших повседневных задач относятся именно к этой категории, поэтому особенно важно уметь работать с ними, организовывать в удобную систему и расставлять приоритеты.

Последний тип задач – «бюджетируемые» задачи – является разновидностью «гибких». Основное отличие в том, что эти задачи требуют значительного временного ресурса. Например, такие «гибкие» дела, как «передать документы Марине», «позвонить в компанию Гига», «купить продуктов для фруктового салата», не требуют значительных временны х затрат. А вот для того, чтобы написать тот же отчет для начальника или подготовить презентацию, вам, вероятно, понадобится больше времени. Мы рекомендуем относить задачу к категории «бюджетируемые» в том случае, если она занимает от часа и больше.

Итак, когда все наши задачи мы отнесли к той или иной категории, нужно организовать их в удобную и понятную систему. Для этого мы берем страницу нашего ежедневника (в том случае, если вы пользуетесь бумажным планировщиком) и делим ее пополам. Слева вдоль линейки со временем мы пишем «жесткие» задачи, а так же в пробелы между ними – «бюджетируемые». Конечно, время для «бюджетируемых» задач будет несколько относительным, так как планы могут меняться и могут случаться неожиданные обстоятельства, но «жесткие» задачи, как правило, не меняются и образуют собой скелет дня. А справа мы выписываем «гибкие» задачи в порядке приоритетности и выполняем их в промежутках между «жесткими» задачами. Таким образом, получается примерно следующая картина:

ЧЕТЕРГ, 12 апреля.